25 Automatizaciones para Consultorías que debes Aplicar

Herramientas que utilizo

CHATGPT: https://openai.com/chatgpt/
MAKE: https://www.make.com/en/register?pc=santiartificial
APIFY: https://apify.com/pricing?fpr=fjkig

Tutoriales que necesitas

Vincular GPT a Make: https://santiartificial.com/como-vincular-openai-con-make-com-paso-a-paso/
Vincular tu email a Make (min 16) : https://www.youtube.com/watch?v=-9aS89NX94s&t=1039s

Conoce los 5 PASOS para Automatizar tu negocio viendo este vídeo. ¡Aprenderás a hacerlo como un profesional!

Si tienes un negocio basado en la consultoría o en la atención personalizada, como una agencia de marketing, nutrición, coaching fitness, enseñanza particular o asesoría legal, este artículo puede transformar la manera en que gestionas tu empresa.

Hoy quiero compartir contigo una herramienta poderosa: un mapa mental con las 25 automatizaciones más efectivas que puedes implementar de inmediato para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y reducir costos.

Sé que el diseño no es mi especialidad, pero te aseguro que la información que encontrarás aquí es de alto valor. Si te interesa mejorar la operatividad de tu negocio, sigue leyendo y descubre cómo estas automatizaciones pueden marcar la diferencia.

Ahora sí, vamos a conocer las 25 automatizaciones que te recomiendo poner en práctica desde hoy mismo.

Automatización del Marketing: Tres Procesos Clave

El marketing es un pilar fundamental para atraer clientes a cualquier negocio, pero muchas de sus tareas pueden ser tediosas y repetitivas. Afortunadamente, existen diversas herramientas y estrategias para automatizar estos procesos, ahorrando tiempo y maximizando la eficiencia. A continuación, te presento tres aspectos del marketing que puedes automatizar de inmediato.

1. Creación de Contenidos

La generación de contenido es una de las estrategias más efectivas para atraer clientes, ya sea a través de videos en redes sociales, publicaciones en Instagram, artículos de blog o guiones para YouTube. Sin embargo, este proceso puede ser largo y demandante.

Gracias a la inteligencia artificial, es posible automatizar múltiples pasos dentro de la creación de contenido. Un ejemplo claro es una automatización que implementamos en uno de nuestros proyectos: a partir de un video de YouTube de la competencia, extraemos la información clave y la transformamos en varios formatos de contenido:

Un post para Instagram
Una publicación para LinkedIn
Un artículo de blog
Un guion para nuestro propio video de YouTube

Este método permite generar una gran cantidad de contenido con un esfuerzo mínimo, optimizando los recursos y asegurando una presencia constante en diversas plataformas.

2. Campañas de Email Frío

Las campañas de email frío consisten en contactar a personas o empresas con las que aún no se ha establecido una relación comercial. Este proceso involucra varios pasos que también pueden ser automatizados:

Obtención de correos electrónicos: Se pueden utilizar herramientas de scraping como scrapers de Google Maps, Instagram, YouTube o blogs para recopilar emails de posibles clientes.
Generación de emails: Se pueden crear correos personalizados de manera automática basados en la información obtenida.
Envío automatizado: Herramientas como Instantly permiten programar el envío masivo de correos electrónicos.
Seguimiento y análisis: La misma plataforma realiza el seguimiento de los envíos, analiza la tasa de apertura y calcula la tasa de conversión.

Por ejemplo, en una campaña reciente, segmentamos los correos de diferentes fuentes (Google Maps, Instagram, YouTube y blogs) para personalizar la oferta de servicios a cada perfil de cliente. Con la automatización adecuada, el sistema se encarga del envío, el seguimiento y la optimización de la estrategia sin intervención manual.

3. Propuestas Personalizadas en Plataformas de Freelance

Otra forma efectiva de captar clientes es a través de plataformas de trabajo freelance como Upwork, Freelancer o Fiverr. En estos espacios, los clientes ya saben lo que necesitan y están en búsqueda activa de soluciones, lo que los convierte en prospectos altamente calificados.

Automatizar la búsqueda de oportunidades en estas plataformas permite filtrar proyectos relevantes y enviar propuestas personalizadas de manera eficiente. Además, algunas herramientas pueden generar respuestas adaptadas a cada cliente, aumentando la posibilidad de conversión.

Este método es especialmente útil para profesionales independientes, agencias y consultores que buscan clientes sin necesidad de invertir grandes sumas en publicidad.

Ventas: Automatización para optimizar el proceso

Después de generar ruido con nuestras estrategias de marketing, llega el momento de gestionar las oportunidades comerciales. En los negocios basados en consultorías o servicios, la conversión suele ocurrir a través de reuniones uno a uno. Para optimizar el proceso de ventas y maximizar la eficiencia, es fundamental automatizar ciertos aspectos clave.

1. Calendario de reservas automatizado

El primer paso imprescindible es contar con un calendario de reservas automatizado. En lugar de perder tiempo intercambiando correos para coordinar horarios, es mucho más eficiente compartir un enlace donde el cliente pueda elegir directamente un espacio disponible. Esto no solo acelera el proceso, sino que también evita que el cliente pierda interés por la espera. Herramientas como Calendly o Google Calendar pueden facilitar esta tarea, permitiendo agendar reuniones de manera sencilla y sin fricciones.

2. Filtrado inteligente de correos electrónicos

Con el incremento del tráfico y la visibilidad, es normal recibir una gran cantidad de correos electrónicos de clientes, colaboradores e incluso spam. Automatizar el filtrado de correos es clave para mantener el enfoque en los mensajes realmente importantes. Se pueden establecer reglas que organicen los correos en diferentes carpetas o incluso utilizar inteligencia artificial para clasificar y responder automáticamente preguntas frecuentes. De esta manera, solo los correos relevantes llegarán a la bandeja de entrada, optimizando la gestión del tiempo.

3. Recordatorios de asistencia y pagos

Las ausencias a reuniones o los olvidos en los pagos pueden afectar la eficiencia del negocio. Para evitarlo, se pueden automatizar recordatorios mediante herramientas de email marketing o plataformas como Make. Es posible programar correos automáticos que recuerden la cita con anticipación o que notifiquen sobre pagos pendientes. Esto reduce la tasa de cancelaciones y asegura un flujo de trabajo más estable.

4. Envío automatizado de presupuestos

El envío de presupuestos es un paso crítico en el proceso de ventas, pero no debe consumir demasiado tiempo. Existen dos formas efectivas de automatizar esta tarea:

Presupuestos predefinidos: Tener plantillas listas para cada tipo de servicio con sus variantes agiliza enormemente el proceso. Al finalizar una reunión, solo es necesario actualizar los datos del cliente y enviarlo sin perder tiempo en ajustes innecesarios.
Presupuestos dinámicos: Utilizar herramientas como Typeform permite generar presupuestos personalizados en tiempo real. Durante la reunión, se completan ciertos campos y una IA puede optimizar el texto final antes de enviarlo. Esto proporciona una propuesta adaptada al cliente sin perder eficiencia.

5. Implementación de chatbots

Si el negocio recibe consultas repetitivas, un chatbot puede ahorrar tiempo y mejorar la atención al cliente. Plataformas como ManyChat permiten configurar respuestas automáticas en WhatsApp o en la página web. Esto ayuda a guiar a los usuarios, responder dudas básicas y dirigirlos al siguiente paso en el proceso de compra. La automatización en este punto reduce la carga de trabajo y mantiene la atención al cliente activa 24/7.

6. Gestión de clientes con CRM

Un CRM (Customer Relationship Management) es esencial para organizar y dar seguimiento a los clientes de manera eficiente. En lugar de depender de notas o correos dispersos, un CRM almacena toda la información clave en un solo lugar. Herramientas como ClickUp o incluso una hoja de cálculo de Google pueden ser útiles para gestionar datos como historial de compras, estado de facturación o interacciones previas. Además, integrarlo con formularios de contacto permite capturar información de manera estructurada y optimizar la toma de decisiones.

Onboarding: Automatización para una incorporación eficiente

Uno de los procesos más importantes en cualquier negocio, especialmente en el sector SaaS o en servicios complejos, es el onboarding de clientes. Una incorporación bien estructurada no solo mejora la experiencia del usuario, sino que también reduce el tiempo y esfuerzo necesario para integrarlo en nuestro ecosistema.

En mi caso, al vender automatizaciones, uno de los mayores desafíos es la vinculación con las diferentes herramientas del cliente. Para poder trabajar, necesito acceso a su Google Drive, correo electrónico, página web y otras plataformas esenciales. Si este proceso se realizara manualmente con cada cliente, consumiría demasiado tiempo y sería poco escalable.

Creación de un sistema de onboarding automatizado

Para solucionar este problema, he implementado una estrategia basada en video tutoriales. He creado una biblioteca con guías detalladas sobre cómo realizar cada tipo de vinculación. Por ejemplo, tengo un tutorial específico sobre cómo conectar Google Drive con Make, disponible en mi canal de YouTube.

El proceso es simple:

Identifico las herramientas que necesito vincular con el cliente.
Le proporciono los tutoriales correspondientes para que pueda hacer la configuración por su cuenta.
Si el cliente requiere asistencia, lo acompaño en el proceso, pero en la mayoría de los casos, los videos permiten hacerlo de manera 100% autónoma.

Esta estrategia ahorra una gran cantidad de tiempo en el onboarding manual y permite que el cliente avance a su propio ritmo.

Servicio: Cómo optimizar y automatizar la entrega

El servicio es la razón por la cual un cliente nos paga. Representa el valor real que ofrecemos y, en muchos casos, es donde se pierde la mayor cantidad de dinero, especialmente en negocios de consultoría o servicios personalizados.

El problema es que, en estos modelos, el servicio suele depender de horas de trabajo directas, ya sea las del psicólogo, entrenador, diseñador, especialista en SEO, programador, etc. Cuantas más horas se dediquen manualmente, mayores serán los costos operativos.

Por ello, automatizar y sistematizar el servicio es clave para ahorrar tiempo, reducir costos y mejorar la escalabilidad. Esto se puede lograr con dos estrategias principales:

1. Uso de plantillas de servicio

El objetivo es transformar nuestro servicio en un producto replicable, con estructuras predefinidas que faciliten el proceso de entrega y permitan mantener una calidad uniforme. Esto no solo optimiza el trabajo personal, sino que también facilita la capacitación de nuevos empleados o colaboradores.

Ejemplos de plantillas de servicio:

Diseño web: Tener 20 plantillas prediseñadas con estructuras básicas, donde solo sea necesario personalizar colores, fuentes y algunos elementos específicos.
Nutrición y fitness: Contar con 50 tipos de dietas prediseñadas adaptadas a diferentes necesidades: calorías, género, tipo de entrenamiento, preferencias alimenticias, etc.
Automatizaciones: En mi caso, todas las automatizaciones que creo siguen una estructura base. El 80% del trabajo ya está hecho, solo es necesario ajustarlo al cliente. Esto evita empezar desde cero en cada proyecto y permite entregar resultados mucho más rápido.

El uso de plantillas garantiza que el servicio sea rápido, eficiente y fácil de delegar en caso de expansión.

2. Implementación de GPTs Personalizados

Cuando no es posible crear plantillas fijas, otra solución es entrenar modelos de inteligencia artificial para optimizar el proceso.

Los GPTs personalizados son modelos de IA configurados para seguir patrones específicos. Por ejemplo:

Si una empresa necesita artículos con un estilo, longitud y tono específicos, se puede entrenar un GPT para que siempre genere contenido con esas características, evitando ajustes manuales constantes.
Para tareas repetitivas dentro del servicio, se puede configurar un GPT que automatice respuestas, análisis o generación de contenido, reduciendo el tiempo invertido en cada entrega.

Esta estrategia reduce la necesidad de hacer pruebas constantes con la IA y asegura que los resultados sean consistentes y alineados con la identidad de la marca o el servicio.

Entrega: Cómo automatizar el proceso y mejorar la experiencia del cliente

La entrega es el último paso del servicio, donde presentamos el resultado final al cliente. Una buena entrega no solo demuestra profesionalismo, sino que también puede mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la retención y recomendación del servicio.

Para optimizar esta fase, hay varias estrategias de automatización que pueden ahorrar tiempo, mejorar la organización y fortalecer la relación con el cliente.

1. Automatizar las actas de reuniones

Después de cada reunión con un cliente, es recomendable enviar un acta o resumen por correo electrónico. Esto ayuda a:
✅ Dejar constancia de lo acordado y evitar malentendidos.
✅ Ahorrar tiempo al no tener que redactar manualmente cada resumen.
✅ Aportar profesionalismo y organización.

Para hacerlo de manera automática:
🔹 Usa una herramienta de transcripción de reuniones compatible con Google Meet, Zoom o Microsoft Teams.
🔹 Luego, pásalo por IA para generar un resumen estructurado.
🔹 Configura un sistema para que se envíe automáticamente al cliente por email tras cada reunión.

Esto puede integrarse con un CRM para registrar el seguimiento y mantener toda la comunicación organizada.

2. Dashboard automático de seguimiento

Un dashboard automático permite que el cliente tenga un seguimiento visual y en tiempo real del servicio. Dependiendo del sector, se pueden usar herramientas específicas:
📊 Google Looker Studio: Ideal para datos de SEO, SEM, ventas de e-commerce, etc.
📈 Metricool: Perfecto para informes automáticos en gestión de redes sociales.
📅 Formularios personalizados + CRM:

Un nutricionista podría automatizar reportes semanales del progreso de sus clientes (peso, hábitos alimenticios, etc.).
Un consultor de negocios podría generar reportes sobre avances en estrategias implementadas.

Esto permite ofrecer un servicio más transparente y profesional, además de reducir el tiempo dedicado a informes manuales.

3. Automatizar el feedback del cliente

📢 Pedir feedback después de cada entrega es crucial para mejorar el servicio. Para hacerlo de forma eficiente:
🔹 Usa un formulario automatizado con preguntas cerradas (ej. «¿Cómo calificarías el servicio del 1 al 10?»).
🔹 Integra este formulario en el CRM para analizar la satisfacción del cliente.
🔹 Si detectas clientes insatisfechos, programa una acción automática (ej. ofrecerles asistencia adicional o una compensación).

Esto enriquece la base de datos, permitiéndote mejorar continuamente y detectar posibles áreas de oportunidad.

4. Sistema de reseñas automatizado

Si un cliente ha dado un feedback positivo, pídele automáticamente una reseña. Algunas formas de hacerlo:
⭐ Enviar un email solicitando una reseña en Google, redes sociales o tu web.
🎥 Pedir una reseña en video (ideal para aumentar la confianza en nuevos clientes).
🎁 Ofrecer incentivos, como un descuento en futuros servicios a cambio de una reseña.

Automatizar este proceso garantiza que la mayor cantidad de clientes satisfechos deje una opinión, ayudando a fortalecer la reputación del negocio.

Reselling: Venta Recurrente y Fidelización

Es mucho más fácil vender a un cliente existente que a uno nuevo. Sin embargo, muchas empresas enfocan sus esfuerzos en captar nuevos clientes, descuidando a los que ya han comprado. Para evitar esto, podemos automatizar procesos clave.

1. Upselling y Cross-Selling

Upselling: Vender una versión superior de un producto o servicio.
Cross-selling: Vender productos o servicios complementarios.

Ejemplo:

Un nutricionista podría ofrecer un plan de entrenamiento adicional.
Si vendes SEO local por $300, podrías ofrecer un servicio de SEO avanzado por $600.
Automatización: Configurar emails automáticos recomendando servicios relacionados.

2. Campañas Estacionales

Aprovechar momentos específicos del año para reactivar clientes.

Ejemplos:

Un entrenador personal podría enviar emails en enero, junio y septiembre para motivar a exclientes a retomar sus entrenamientos.
Un profesor podría ofrecer clases de repaso antes de exámenes.
Black Friday, Navidad y otras fechas clave también son oportunidades.

3. Programa de Referidos

Clientes satisfechos pueden convertirse en promotores del negocio.

Métodos efectivos:
- Email automático recordando la posibilidad de referir.
- Incentivos como descuentos o recompensas monetarias.

Control y gestión interna

Llegamos al último apartado: el control y la gestión interna. Esta es una de las áreas que más se suelen descuidar, ya que no está directamente relacionada con la actividad principal de la empresa. Sin embargo, aquí es donde podemos automatizar procesos clave como la facturación, la gestión de pagos y la organización documental, lo que nos permitirá ahorrar tiempo y evitar errores.

Envío de facturas automáticas

Si manejas pocos clientes, emitir facturas manualmente puede no representar un problema. Pero cuando el volumen aumenta, automatizar este proceso es fundamental. Si ofreces servicios de pago único o suscripciones recurrentes, puedes integrar herramientas como Stripe o Typeform para generar y enviar automáticamente las facturas o presupuestos con enlaces de pago. Esto no solo optimiza la gestión financiera, sino que también reduce el tiempo que inviertes en cobrar a tus clientes.

Sistema de cobro para morosos

El retraso en los pagos es un problema común cuando los clientes deben hacer transferencias manualmente. Para evitar esto, implementa un sistema de recordatorios automatizados que detecte impagos y envíe notificaciones progresivas:

A los 5 días de retraso: un recordatorio amistoso.
A los 15 días: una advertencia sobre la posible suspensión del servicio.
A los 30 días: una notificación sobre posibles medidas legales, en función del contrato establecido.

Utilizar Stripe o plataformas similares te permitirá gestionar estos recordatorios de manera eficiente y asegurarte de que no tengas que rastrear manualmente quién ha pagado y quién no.

Eliminación de la burocracia

Cada proceso automatizado genera documentos: correos electrónicos, formularios, facturas, presupuestos, reportes, entre otros. Para evitar que estos archivos se pierdan o desordenen, asegúrate de que cada uno sea etiquetado y almacenado automáticamente en su carpeta correspondiente dentro de Google Drive, tu CRM o tu sistema de gestión documental. De este modo, siempre tendrás acceso rápido a cualquier archivo sin necesidad de buscar manualmente.

Onboarding de empleados y colaboradores

Cada vez que un nuevo empleado o colaborador se integra a tu empresa, necesita información sobre procesos internos, acceso a herramientas y configuración de cuentas. Automatiza este proceso con un plan de onboarding estructurado que incluya:

Correos electrónicos secuenciales con instrucciones claras.
Videos tutoriales sobre herramientas y procesos internos.
Documentación de acceso a correos, bases de datos y plataformas de trabajo.

Esto facilitará la integración de nuevas personas sin necesidad de explicarlo todo de forma manual cada vez.

Sistema de pagos para colaboradores externos

Si trabajas con freelancers o profesionales externos, establecer un sistema de pagos automático es clave. Configura un CRM o una hoja de cálculo en la que se registren las horas trabajadas o los proyectos completados y automatiza los pagos en función de estos datos. Esto asegurará que todos reciban su pago a tiempo sin necesidad de hacer cálculos manuales, lo que mejorará la relación con tus colaboradores y optimizará la gestión financiera.

Dashboard interno

Así como es importante ofrecer dashboards a los clientes, también es esencial contar con uno interno que te ayude a monitorear el desempeño de tu empresa. Un dashboard bien diseñado debe incluir métricas clave como:

Ventas generadas.
Cantidad de leads y tasa de conversión.
Quejas o problemas recurrentes.
Áreas de mejora identificadas.

Tener esta información de manera automatizada te permitirá tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales y mejorar continuamente la gestión de tu negocio.

NOTA: Mira este vídeo ▶ y Aprende a Scrapear cualquier web SIN PROGRAMACIÓN

De esta forma, ¡ya tienes las mejores 25 automatizaciones para que practicamente tu negocio de consultoria se conduzca solo!

Conclusión

Estas 25 automatizaciones pueden marcar la diferencia en la eficiencia y rentabilidad de tu empresa. Implementarlas no solo te ahorrará tiempo y dinero, sino que también optimizará la gestión de tus procesos y mejorará la experiencia de tus clientes. La automatización no es solo una tendencia, sino una estrategia clave para el crecimiento y la sostenibilidad de cualquier negocio.

Si te ha resultado útil este artículo, sigue explorando nuestros contenidos en Santi Artificial para descubrir más consejos y herramientas que te ayudarán a llevar tu empresa al siguiente nivel.