Automatiza los reporting de ventas de tu Ecommerce con IA

Si trabajas con e-commerce, este artículo te encantará. Aprenderás a automatizar tres tareas clave: el seguimiento de pedidos, la actualización automática de datos y la generación de reportes con inteligencia artificial. Sigue leyendo que te resumo el paso a paso y además te daré todas las fórmulas y prompts que utilizado.

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HERRAMIENTAS QUE UTILIZO
CHATGPT: https://openai.com/chatgpt/
MAKE: https://www.make.com/en/register?pc=santiartificial
RAIOLANETWORKS: https://gestiondecuenta.eu/aff.php?aff=6050
APIFY: https://apify.com/pricing?fpr=fjkig

TUTORIALES QUE NECESITAS
Vincular GPT a Make: https://santiartificial.com/como-vincular-openai-con-make-com-paso-a-paso/
Vincular WordPress a Make. https://santiartificial.com/como-vincular-wordpress-con-make-com/
Vincular tu email a Make (min 16) : https://www.youtube.com/watch?v=-9aS89NX94s&t=1039s

¿Cómo va a funcionar la automatización?

El flujo se divide en tres etapas principales:

1. Descarga masiva de pedidos: Extraeremos todos los datos de un woocommerce en una tabla de Google Sheets organizada y personalizable, este será el setup para poder crear la automatización.

2. Actualización automática: La segunda parte será hacer una automatización para que la tabla que acabamos de crear se actualice automáticamente con cada pedido sin que tengamos que hacer nada.

3. Generación de reportes mensuales: Usaremos fórmulas de excel cada mes con make para generar un resumen de las ventas que luego, gracias a chatgpt convertiremos en un email que incluirá un reporting que se le mandará a la persona interesada, ya sea tu jefe, a ti o a tu cliente.

Paso 1: Descargar los Pedidos de WooCommerce con Make

El primer paso consiste en descargar todo el historial de pedidos desde WooCommerce a una hoja de cálculo.

Conecta tu tienda WooCommerce a Make: Asegúrate de autenticar tu tienda correctamente en Make.
Configura el módulo de “Watch Orders” en Make:
- Selecciona el estado de los pedidos (por ejemplo, “completados”).
- Ajusta el límite de descargas (puedes establecer el número que quieras y aunque te pases la automatización se parará sola
Exporta los datos a Google Sheets:
- Usa el módulo “Add Row” para organizar la información en columnas específicas como ID del pedido, nombre del cliente, producto, cantidad, fecha, y más. Te dejo las capturas detalladas aquí abajo.

Recomendación:

Si tienes pedido que incluyen varios productos, utiliza el módulo Iterador en Make para desglosar cada producto en filas separadas. Esto facilitará futuros cálculos y análisis.

Paso 2: Automatizar Pedidos de WooCommerce en Sheets en Tiempo Real

La segunda automatización permite que los nuevos pedidos se añadan automáticamente a la tabla de Google Sheets sin intervención manual.

Configura un Webhook en Make:
- El Webhook actúa como un “gatillo” que activa la automatización cuando hay un cambio en el estado de un pedido.
- Selecciona el evento “New Event” en WooCommerce.
Procesa el pedido con Make:
- Usa el módulo “Get an Order” para recuperar los datos del pedido actualizado.
- Actualiza la tabla con los nuevos datos usando un flujo similar al del paso anterior.

Añade un filtro

Asegúrate de añadir un filtro que solo procese pedidos con estado “Completado”. Esto evita registrar pedidos en espera o cancelados.

Paso 3: Automatizar Reportes de E-commerce

La última automatización tiene 3 funciones. Crear un resumen de los datos de los pedidos del mes, generar un email con inteligencia artificial explicándolo y enviar dicho email automáticamente.

Crea un resumen mensual en Google Sheets:
- Usa fórmulas para calcular métricas como ingresos totales, productos más vendidos y número de ventas. (te dejo las capturas debajo y las fórmulas para que copies y pegues.
- Establece una columna específica para el mes en curso, lo que permite filtrar datos y evitar duplicados.
Genera el informe con ChatGPT:
- Configura un módulo en Make para enviar los datos relevantes a ChatGPT. (te dejo el prompt utilizado justo abajo.
- Especifica el formato del informe en HTML e incluye detalles como:
  - Facturación total.
  - Número de ventas.
  - Producto más vendido.
Envía el informe por correo electrónico:
- Usa el módulo “Enviar correo” en Make para entregar el informe automáticamente al destinatario deseado (por ejemplo, tu jefe o un cliente).

Después de ejecutar esta automatización deberías tener una fila resumen de cada mes como esta:

Y un email enviado de este tipo:

Fórmulas para hacer reportings de ventas en sheets

Recuerda que estas fórmulas son ejemplos y tienes que adaptarlas a tus necesidades. Además, cada selección de make que verás entre «{{}}» debes actualizarla a tus módulos.

MES (A)
{{formatDate(addMonths(now; -1); «MM»)}}

VENTAS (B)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(DATOS_BRUTOS!H:H;DATOS_BRUTOS!K:K;A{{sum(5.`Número base`; 6.i)}})

VENTAS VERDE (C)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(DATOS_BRUTOS!H:H;DATOS_BRUTOS!K:K;A{{sum(5.`Número base`; 6.i)}};DATOS_BRUTOS!G:G;»Peluche Verde Pequeño»)

VENTAS ROJO (D)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(DATOS_BRUTOS!H:H;DATOS_BRUTOS!K:K;A{{sum(5.`Número base`; 6.i)}};DATOS_BRUTOS!G:G;»Peluche Rojo Pequeño»)

VENTAS AZUL (E)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(DATOS_BRUTOS!H:H;DATOS_BRUTOS!K:K;A{{sum(5.`Número base`; 6.i)}};DATOS_BRUTOS!G:G;»Peluche Azul Pequeño»)

FACTURACIÓN TOTAL (F)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(DATOS_BRUTOS!I:I;DATOS_BRUTOS!K:K;A{{sum(5.`Número base`; 6.i)}})

(G)
PENDIENTE

Prompt utilizado

TAREA
Genera un reporting de las ventas mensuales de mi ecommerce que se enviará por email al director de marketing de mi empresa «Ash Ketchum».

ESPECIFICACIONES
Utiliza un lenguaje formal
Hazlo en HTML
Para firmar usa estos datos:
Mi nombre:Santi López
Mi puesto:Gerente de Ecommerce
Nombre de la empresa: Nintendo SA
empieza tu respuesta exactamente por: <!DOCTYPE html>
Termina tu respuesta exactamente por: </html>

FORMACIÓN DEL EMAIL
El email debe incluir el mes del cual estamos reportando {{11.`0`}} (está en formato numerico el 1 es enero, el 2 es febrero…)
Después debe decir cual es la facturación total {{11.`5`}} y el numero de ventas {{11.`1`}}
Y por ultimo debe decir cual es el producto que más se ha vendido (peluche verde {{11.`2`}}, peluche rojo {{11.`3`}}, peluche azul{{11.`4`}})

EJEMPLO
<!DOCTYPE html>
<html lang=»es»>
<head>
<meta charset=»UTF-8″>
<meta name=»viewport» content=»width=device-width, initial-scale=1.0″>
<style>
body {
font-family: Arial, sans-serif;
line-height: 1.6;
margin: 0;
padding: 0;
background-color: #f7f7f7;
}
.email-container {
max-width: 600px;
margin: 20px auto;
background: #ffffff;
padding: 20px;
border: 1px solid #ddd;
border-radius: 8px;
}
.email-container p {
margin: 10px 0;
}
.email-container ul {
list-style-type: disc;
padding-left: 20px;
}
</style>
</head>
<body>
<div class=»email-container»>
Estimado Director Ash Ketchum,

Espero este mensaje le encuentre bien.

A continuación, presento el reporte correspondiente a las ventas del mes de noviembre:

<ul>
<li>Facturación total: 2.300 €</li>
<li>Número total de ventas: 46</li>
<li>Producto más vendido: Peluche verde (20 unidades)</li>
</ul>

Si necesita información adicional o algún desglose específico, no dude en hacérmelo saber.

Quedo a su disposición para cualquier consulta.

Un cordial saludo,

Santi López 
Gerente de Ecommerce 
Nintendo SA

</div>
</body>
</html>

espero que te haya sido útil la automatización, si es así te invito a seguirme en mi canal de Youtube, SantiArtificial, que subo video cada semana. Sin más, nos vemos en el próximo artículo, con más inteligencia artificial.